Fondurile europene pentru IMM-uri: provocări, temeri și soluții reale

Accesarea fondurilor europene a depășit de mult statutul de domeniu „exclusivist”. Chiar dacă majoritatea companiilor din România au auzit de finanțările nerambursabile, multe nu trec de etapa intenției, se opresc înainte de a face primul pas.

Oare de ce?
Pentru că procesul pare complicat, plin de termeni tehnici și condiții greu de înțeles.
Frica de nereușită („Ce se întâmplă dacă proiectul e respins?”), neîncrederea în sistemul de finanțare, documentația stufoasă, timpul de așteptare, neclaritățile privind eligibilitatea, partenerii potriviți… toate acestea opresc mulți antreprenori din a face primul pas important.

☝️Dar, în realitate, cu informațiile corecte, cu garanțiile oferite și cu implicarea potrivită, fondurile europene pot deveni motorul care îți modernizează și îți crește afacerea.

➡️ Acest articol este dedicat exclusiv IMM-urilor care funcționează de câțiva ani, nu sunt în dificultate și sunt pe profit, dar care încă nu au aplicat, deși se gândesc de ceva timp să acceseze un program de finanțare.

Vom clarifica fricile și întrebările antreprenorilor înainte de a aplica – rezultate din experiența noastră din ultimii ani.

Deci, să începem:

1️⃣ Frica de eligibilitate: „Oare ne încadrăm?” 

Una dintre cele mai frecvente întrebări sună așa: „Suntem eligibili pentru investițiile pe care le dorim în societatea noastră?”

Ghidurile programelor regionale (publicate pe site-urile ADR-urilor) sau ale programelor gestionate de AFIR pentru mediul rural (publicate pe site-ul AFIR) conțin criterii clare, dar deseori destul de complexe. De aceea, mulți antreprenori nu știu exact unde să se uite.

Soluția: un consultant cu experiență poate face o sinteză clară a ghidului cu cele mai importante prevederi, poate explica pe înțelesul tău și poate verifica eligibilitatea în câteva zile. Va analiza codul CAEN (activitatea pe care se dorește finanțare), locația investiției, vechimea firmei, situația financiară, eligibilitatea cheltuielilor dorite, șansele de câștig și alte aspecte importante.

Dacă firma nu se potrivește cu apelul deschis, există adesea alte linii de finanțare potrivite – iar un profesionist te poate direcționa spre acestea. Dacă momentan nu este deschis nimic pentru ce vrei să faci, poți cere consultantului să te țină la curent cu oportunitățile de finanțare potrivite afacerii tale, pe baza unui abonament anual sau multianual.

2️⃣ Frica de „minimis”: „Ce plafon am și cum îl calculez?”

Altă întrebare recurentă: „Ce înseamnă ajutor de minimis? Putem cumula? Care e plafonul pe 3 ani?”

Din 2024, plafonul general de minimis în UE a crescut la 300.000 EUR / 3 ani. Se cumulează toate ajutoarele de minimis primite de firmă în această perioadă, indiferent de sursă, iar suma nu trebuie să depășească plafonul.

Soluția: verifică exact dacă ai primit fonduri în ultimii 3 ani. Consultantul îți face calculul și îți spune dacă eșți în regulă. Dacă ai depășit plafonul, vei avea nevoie de un alt tip de schemă de ajutor (nu de minimis).

! Notă ! –  În cazul în care ai beneficiat de ajutor de minimis și nu a expirat perioada de monitorizare (3 ani), nu ai voie să solicitați finanțare pentru același tip de investiții pentru care ai primit deja sprijin.

3️⃣ Frica de cheltuieli neeligibile: „Ce nu pot finanța?” ⛔

Întrebare foarte practică: „Ce cheltuieli sunt neeligibile din start (ex: TVA deductibilă, terenuri, leasing operațional etc.)?”

Cheltuielile neeligibile pot varia de la un program la altul, însă, în general, sunt excluse: TVA-ul deductibil, achiziționarea de terenuri și/sau construcții, costuri personale, mijloacele de transport, leasingul operational, echipamentele second-hand etc.

Soluția: cere de la consultant lista completă și detaliată a cheltuielilor eligibile și neeligibile și asigură-te că bugetul proiectului include doar cheltuieli acceptate. Ce nu e eligibil trebuie plătit din surse proprii, dacă e necesar.

4️⃣ Frica de cofinanțare: „Cât trebuie să punem noi?”

Fie că vorbim de PNRR, Programele Regionale sau programele pentru mediul rural există cote diferite de cofinanțare. Rata variază în funcție de apel, dar media este între 10% și 50%.

De exemplu, în cazul programelor de finanțare dedicate microîntreprinderilor, contribuția proprie pornește de la 10%, iar solicitantul primește punctaj suplimentar dacă își asumă o contribuție mai mare. La apelurile de proiecte unde sunt eligibile nu numai microîntreprinderile, ci și întreprinderile mici și mijlocii, contribuția minimă variază în funcție de tipul întreprinderii și de județ, însă, în general, pornește de la 30%.

Soluția: pregătește din timp sursa de cofinanțare – fonduri proprii sau credit bancar. Dacă ai nevoie de împrumut, discută cu banca din timp, pentru că unele bănci lucrează direct cu fonduri garantate de stat (cum e FNGCIMM). Consultantul te poate ajuta să identifici instituții financiare potrivite.

5️⃣ Frica de timp și birocrație: „Nu o să ne îngroape hârtiile?”

Procesul pare greoi, dar cu organizare și cu un specialist alături, devine gestionabil. Majoritatea proiectelor complexe pentru IMM-uri au nevoie de:

• 4–6 săptămâni pentru pregătirea completă a proiectului dacă beneficiarul răspunde rapid la solicitări;
• 3–4 luni dacă există lipsuri, tergiversări, sau…lipsă de determinare

Pași și durate:

• Analiza eligibilității – 1-2 săptămâni;
• Colectarea documentelor necesare – 2-4 săptămâni;
• Elaborarea planului de afaceri, a cererii de finanțare și a anexelor – 2-4 săptămâni (în funcție de complexitatea proiectului);
• Revizii, ajustări și verificări finale – 1 săptămână.

Dacă firma desemnează o persoană responsabilă cu documentele, pregătește actele din timp și respectă calendarul, lucrurile pot evolua mult mai repede.

6️⃣ Frica de parteneri: „Oare voi găsi un partener de încredere? ”

Succesul unui proiect nu se bazează doar pe un plan de afaceri, o cerere de finanțare și previziuni financiare solide, ci și pe sprijinul unei rețele de parteneri care asigură profesionalism și calitate în toate etapele.

Fie că vorbim de:

• proiectare și arhitectură,
• audit financiar și expertiză contabilă,
• soluții verzi/energie regenerabilă,
• înființare societate,
• semnătură digitală,
• studii DNSH,
• soluții digitale: site-uri, platforme, software, audit IT
• furnizori de echipamente, utilaje sau construcții industriale

noi putem recomanda partenerul potrivit clientului, în cazul în care acesta nu are deja colaboratori. Astfel, beneficiarul are la dispoziție o rețea de partenerii care îl ajută să implementeze corect și la timp proiectul, reducând riscurile și crescând șansele de succes.

7️⃣ Cum și când primesc banii după ce am câștigat fondurile europene? 

Aceasta este una dintre cele mai frecvente întrebări: „Am câștigat proiectul, semnez contractul… dar banii când vin?”
E important să știi de la început că fondurile europene nu sunt bani virați în cont din prima zi, după admiterea proiectului la finanțare, ci se decontează pe baza cheltuielilor pe care le faci conform proiectului aprobat.

 Etapele principale:

• Semnarea contractului de finanțare
  După ce proiectul este declarat câștigător, semnezi contractul de finanțare cu autoritatea care gestionează programul (ADR, AM PNRR, AFIR etc.). În acest moment ai toate condițiile scrise negru pe alb: sumele aprobate, cotele de cofinanțare, termenele și regulile de plată.

• Avansul (dacă programul îl permite)
  În unele programe, poți solicita un avans de până la 10–50% din valoarea nerambursabilă (procentele diferă de la program la program). Acest avans trebuie, de regulă, garantat cu o scrisoare de garanție bancară sau cu o poliță de asigurare. Este gândit pentru a-ți ușura începutul investiției.

• Decontarea pe baza facturilor plătite
  Cel mai des folosit mecanism este decontarea cheltuielilor eligibile. Practic:
  • Tu faci achizițiile aprobate în proiect (utilaje, construcții, servicii etc.), conform procedurilor stabilite (ex. achiziții publice, SEAP).
  • Plătești din surse proprii sau cu credit bancar acele cheltuieli.
  • Depui la autoritate cererea de rambursare cu toate documentele justificative: facturi, ordine de plată, situații de lucrări, rapoarte etc.
  • Autoritatea verifică și, dacă totul e conform, îți virează suma aferentă cheltuielilor eligibile în contul firmei tale.

• Decontarea directă (plata directă către furnizor)
  În anumite programe există opțiunea de plată directă: tu faci comanda, iar autoritatea plătește furnizorul direct după ce primești și confirmi bunurile sau serviciile. Această variantă reduce nevoia de cash din partea firmei.

• Rapoarte și tranșe
  De regulă, proiectele se implementează în tranșe. După fiecare etapă (de ex. construcție, achiziție utilaje, training etc.) depui cerere de plată sau de rambursare și primești banii corespunzători acelei etape.

 Ce trebuie să faci pentru ca banii să vină la timp

• Respectă graficul de implementare din contractul de finanțare.
• Păstrează toate documentele justificative (facturi, plăți, contracte, procese verbale de recepție).
• Achizițiile trebuie să fie făcute exact cum scrie în proiect – orice abatere poate duce la neeligibilitatea cheltuielilor.
• Consultantul te pot ajuta să pregătești corect cererile de rambursare și să le depui complet.

8️⃣ Ce se întâmplă dacă proiectul se respinge? ⚠️

Mulți antreprenori se tem de scenariul în care proiectul depus nu este aprobat. Este firesc. Pot fi 3 rezultate:

• Proiect admis spre finanțare – bucurie pentru toți
• Proiect admis în afara bugetului – nu ne încântă
• Proiect respins/neeligibil – tristețe și furie

Respingerea unui proiect nu înseamnă că ideea de afaceri e proastă sau că nu merită finanțată. De cele mai multe ori se datorează unui punctaj insuficient, unor documente lipsă sau unor detalii tehnice ce pot fi corectate ulterior.

Majoritatea apelurilor prevăd dreptul de contestație sau posibilitatea redepunerii proiectului la o sesiune viitoare, cu ajustările necesare. Analizează împreună cu consultantul feedbackul primit și identifică clar ce trebuie îmbunătățit.

⚠️ Important!
La noi, costurile de consultanță pentru realizarea și depunerea proiectului se rambursează beneficiarului sau se folosesc pentru redepunere în situațiile în care respingerea a fost cauzată de erori ale consultantului sau proiectul este admis fără finanțare. Practic, beneficiarul poate alege: își solicită banii înapoi sau dorește redepunerea proiectului.

Respingerea nu trebuie privită ca un capăt de drum, ci ca o etapă firească – o oportunitate de a învăța și de a reveni mai pregătit cu un proiect mai solid.

Concluzie

Fondurile europene pot fi un motor extraordinar pentru dezvoltarea afacerii tale, dar succesul depinde de planificare, de înțelegerea regulilor și de implicarea activă. Cu un consultant bun și o abordare serioasă, șansele tale de reușită cresc semnificativ.

Nu există proiect și nici proces lipsit de o documentație complexă, dar există o diferență uriașă între firmele care doar „se gândesc” permanent și cele care chiar aplică. Cele care aplică reușesc să își clarifice eligibilitatea, să își pregătească bugetul și să ducă proiectul la bun sfârșit, evident cu un consultant și parteneri alături de el.

Succesul depinde în mare măsură și de seriozitatea, determinarea și implicarea beneficiarului.

De ce merită să treci peste aceste frici?
Pentru că fondurile europene pot fi motorul de creștere al firmei tale și pot aduce beneficii imense companiei. În ultimii ani, mii de IMM-uri din România și-au modernizat liniile de producție, și-au digitalizat activitatea, și-au dezvoltat servicii noi și au intrat pe piețe externe cu ajutorul acestor fonduri.

Mesaj final

Nu lăsa birocrația, știrile false sau temerile să te blocheze. Dacă eși hotărât și determinat și ai o idee fezabilă, drumul devine mult mai clar după ce faci primul pas. Cu pași clari, cu informațiile potrivite și cu implicarea ta, „fricile” devin doar etape fireși pe drumul spre dezvoltare.

“Nu mai amâna, fiindcă momentul potrivit nu va veni niciodată !”

VĂ DORIM MULT SUCCES ÎN ACCESAREA FONDURILOR EUROPENE!