Fondurile europene și proiectele aferente au fost și continuă să fie o temă misterioasă din cauza lipsei de informații și explicații. Întrebări precum cum se pregătește un proiect, cum arată procesul de evaluare, cum se selectează proiectele câștigătoare sunt întrebări justificate și logice. În acest articol încercăm să răspundem la aceste întrebări.
Cum se pregătește un proiect?
În cursul pregătirii unui proiect de succes, există 4 pași esențiali pe care trebuie să le avem în vedere:
- În primul rând este necesară o analiză a nevoilor societăţii
Înainte să ne gândim la atragerea unor fonduri europene nerambursabile trebuie să răspundem la o serie de întrebări. De ce vreau să atrag fonduri nerambursabile? Ce fel de invistiții ar fi benefice pentru firma mea? Numai după ce știm răspunsul la aceste întrebări putem să mergem mai departe. Banii europeni ne ajută numai dacă știm ce vrem să facem cu ei. Nu atragerea lor ar trebui să fie țelul principal, ci activitatea sau investiția pe care o putem face cu ajutorul lor.
- Valoarea investițiilor
După ce am analizat nevoile societăţii trebuie să întocmim un buget pentru inevestițiile pe care vrem să le realizăm. Cum putem face asta? Simplu. După ce știm ce investiții dorum să facem, cerem una sau mai multe oferte de preț. Dacă vrem să construim ceva, prima dată trebuie să ne gândim la teren. Avem teren sau trebuie să cumpărăm? Avem voie să construim obiectivul vizat pe terenul respectiv? Putem să primim autorizație de construcție? Toate aceste întrebări trebuie analizate cu mare atenție Apoi trebuie să discutăm cu o firmă de proiectare tehnică în construcții.
Dacă avem nevoie de diferite dotări sau echipamente facem un studiu de piață, alegem comercianții și furnizorii care ne-ar putea ajuta și cerem o ofertă de preț. Este foarte important ca ofertele să fie traduse de către un traducător autorizat în limba română, în caz de achiziţie din altă ţară şi să fie adresate societăţii care va solicita finanţarea. Atenție! Transportul şi cheltuielile cu montarea echipamentelor, utilajelor nu este eligibilă în cadrul programelor de finanţare. Preţul bunurilor achiziţionate va fi echivalentul acestora exprimat în lei conform cursului valutar BNR din data emiterii ofertei.
- Oportunități de finanțare
Am analizat nevoile și am întocmit un buget. Care este pasul următor? Următorul pas constă în identificarea posibilităților de finanțare prin programe specifice.
Există un număr mare de programe pentru fonduri europene sau naționale nerambursabile și alegerea celui mai bun program poate să fie o sarcină copleșitoare. Fiecare program vine cu o serie de condiții (coduri CAEN eligibile,vechimea firmei, numărul de angajați, zona investiţiei, cheltuieli eligibile și cheltuieli neeligibile, intensitatea finanțării nerambursabile, limitele financiare, cota parte de contribuție proprie, etc.).
Firmele de consultanță, ne pot ajuta în acest demers. Pe baza informațiilor primite la punctele 1 și 2, firmele de consultanță analizează situația și aleg programul saul programele cele mai potrivite pentru noi.
Totuși, atunci când vorbim de atragerea unor fonduri europene sau naționale nerambursbile trebuie să ne gândim la viitor, cel puțin 3-5 ani înainte. De ce? Pentru că o investiție nouă, chiar și cu ajutor UE presupune şi un aport propriu de multe ori. Dacă acest aport vine într-o formă de credit bancar, acest credit poate îngreuna dezvoltarea firmei, dar în același timp, o investiție nouă poate chiar să ajute enorm la dezvoltarea firmei noastre.
- Pregătirea proiectului
După ce am trecut de primii trei pași putem să trecem la pregătirea planului de afaceri și a cererii de finanțare. Acest pas constă într-o colaborare eficientă între noi ca și beneficiar și firma de consultanță. Împreună trebuie să întocmim un grafic pentru obținerea tuturor actelor și avizelor necesare (procurarea acestora cade în sarcina solicitantului), furnizarea de către firma de consultanță a condiţiilor de participare la programul de finanțare, (informațiile necesare pentru planul de afaceri și întocmirea tuturor documentelor necesare înscrierii și depunerii proiectului de finanțare) şi se stabilesc multe alte detalii.
Societate care solicită finanţare trebuie să pună la dispoziţia firmei de consultanţă toate informaţiile necesare: descrierea activităţii, ideea de dezvoltare, ofertele de preț, diferite documente solicitate etc. Astfel împreună vom stabili detaliile planului de afaceri iar pe baza acestor informaţii și pe baza bugetului de cheltuieli, firma de consultanţă va redacta proiectul de finanţare .
Acest proces necesită timp și o comunicare bună și eficientă. Proiectul nu poate fi scris de un consultant fără participarea activă a beneficiarului.
Sunt câteva elemente și documente care trebuie pregătite: bilanțul pe ultimul an de activitate sau pe doi ani consecutivi, clienți și furnizori importanți, acte pentru locația unde se va implementa proiectul, situația creditelor, necesarul de achiziţii, etc. Aceste documente ajută la o elaborare rapidă și detailată a planului de afaceri. Planul de afaceri cuprinde o analiză a firmei noastre, cuprinde planul de dezvoltare al firmei și obligațiile pe care ni le asumăm. Așa că este foarte important să îl putem analiza înainte de depunere.
Mai sus, am văzut pașii necesari pentru elaborarea unui proiect. Întrebarea acum este: Care este procesul de evaluare și de selecție a proiectelor? Evaluarea și selecția proiectelor se face în mai multe etape:
- Verificarea conformității administrative și a eligibilității cererii de finanțare.
- Evaluarea tehnică și financiară a proiectului – se verifică mai multe aspecte, precum: dacă este viabil, fezabil, sustenabil și estimat corect din punct de vedere financiar.
- Urmează semnarea contractului de finanțare: vizita la fața locului, solicitare de noi documente , declarație de eligibilitate, dacă se impune.
- Dacă totul este în ordine, firma va fi invitată pentru a semna contractul de finanțare cu autoritatea competentă, după care poate să înceapă implementarea proiectului.
Trebuie să avem în vedere că preocuparea noastră nu se sfârșește cu câștigarea proiectelui. Acest proiect trebuie implementat și există o serie de prevederi ce trebuie respectate până la finalizare. Implementarea unui proiect nu este un lucru foarte ușor. Atunci când vorbim despre fonduri europene nerambursabile, în general finanțările se acordă pe un regim de rambursare. Adică prima dată noi trebuie să efectuăm cheltuielile, și după aceea se rambursează, deci trebuie să avem un flux de numerar ca să putem să facem acest lucru. Foarte puține programe de finanțare sunt cu 100% finanțare sau acordă un avans după admiterea proiectului.
Totuși, chiar și cu aceste condiții, fondurile europene sunt menite să ne ajute în dezvoltarea firmei noastre și reprezintă o oportunitate uriașă pe care ar fi păcat să o ignorăm. Cu ajutorul lor sute sau chiar mii de firme au reușit să se dezvolte, sau să se extindă, s-au înfințat mii de firme noi și au contribuit la creșterea economiei românești.